Polityka informacyjna

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO
 

obowiązująca od 05.08.2026 r.
 

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych użytkowników strony https://ramitom.pl oraz klientów firmy RAMITOM.
 

1. Administrator danych osobowych
 

Administratorem danych osobowych jest:

RAMITOM S.C. Michał Pękal, Tomasz Makowski
ul. Limanowskiego 40/1
91-052 Łódź, Polska
NIP: 7252057948
REGON: 101370693

Dane kontaktowe:

• dział handlowy: ramitom.handlowy@gmail.com;

• dział serwisu: ramitom.serwis@gmail.com;

• tel.: 537 437 001;

• tel.: 537 437 002;

• tel.: 537 437 003.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pocztą elektroniczną, telefonicznie albo pisemnie pod wskazanym wyżej adresem.
 

2. Cele i podstawy przetwarzania danych
 

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

1. udzielania odpowiedzi na pytania przesyłane pocztą elektroniczną, telefonicznie lub za pomocą formularzy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b albo lit. f RODO;

2. przygotowania wyceny, oferty lub rekomendacji dotyczącej urządzeń, oprogramowania albo usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

3. utworzenia i prowadzenia Konta klienta oraz udostępniania jego funkcji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

4. przyjęcia i realizacji zamówienia, obsługi płatności, dostawy, zwrotu i reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO;

5. świadczenia usług instalacyjnych, konfiguracyjnych, wdrożeniowych, szkoleniowych, serwisowych i naprawczych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

6. fiskalizacji urządzenia, wykonywania obowiązkowych przeglądów, prowadzenia dokumentacji serwisowej i wykonywania obowiązków wynikających z przepisów dotyczących urządzeń fiskalnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO;

7. obsługi gwarancji oraz kontaktu z producentem, dystrybutorem lub autoryzowanym serwisem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

8. przygotowania wniosku o leasing, raty lub inne finansowanie, jeżeli klient wybierze taką opcję – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

9. wystawiania i przechowywania faktur oraz wykonywania obowiązków podatkowych i księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10. ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

11. zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony, prowadzenia logów technicznych i przeciwdziałania nadużyciom – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

12. przesyłania newslettera i informacji handlowych – na podstawie dobrowolnej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisami Prawa komunikacji elektronicznej;

13. prowadzenia statystyk, analizowania ruchu i dopasowywania reklam za pomocą opcjonalnych plików cookies – na podstawie zgody użytkownika.

Prawnie uzasadnionymi interesami Administratora są w szczególności prowadzenie komunikacji, obsługa klientów, zapewnienie bezpieczeństwa strony, ochrona praw Administratora oraz przeciwdziałanie nadużyciom.
 

3. Zakres przetwarzanych danych
 

W zależności od sposobu korzystania ze strony, rodzaju zamówienia lub świadczonej usługi Administrator może przetwarzać:

1. imię i nazwisko;

2. adres zamieszkania, siedziby, dostawy lub wykonania usługi;

3. adres e-mail i numer telefonu;

4. nazwę firmy, NIP oraz dane osoby reprezentującej firmę;

5. dane potrzebne do wystawienia faktury;

6. informacje dotyczące zamówienia, płatności, dostawy, zwrotu lub reklamacji;

7. dane Konta i historię zamówień;

8. treść zapytań i korespondencji;

9. informacje o urządzeniu, w tym jego rodzaj, model, numer seryjny, numer ewidencyjny, miejsce instalacji i historia serwisowa;

10. informacje potrzebne do fiskalizacji, przeglądu, konfiguracji, naprawy lub zgłoszenia urządzenia;

11. informacje o wybranym oprogramowaniu, licencji, konfiguracji i zakresie wdrożenia;

12. dane osoby wskazanej do kontaktu, odbioru sprzętu, szkolenia lub obsługi serwisowej;

13. dokumentację, zdjęcia i pliki przekazane w związku ze zgłoszeniem serwisowym;

14. numer rachunku bankowego podany przez klienta, jeżeli jest potrzebny do zwrotu pieniędzy;

15. dane potrzebne do przygotowania lub przekazania wniosku o finansowanie;

16. adres e-mail podany w celu otrzymywania newslettera;

17. adres IP oraz informacje o urządzeniu, przeglądarce i aktywności na stronie;

18. dane zapisywane lub odczytywane za pomocą plików cookies.

Jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora, Administrator nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej.
 

4. Dane przechowywane w urządzeniach przekazanych do serwisu
 

1. Urządzenia, komputery, terminale, kolektory danych lub nośniki przekazane do serwisu mogą zawierać dane osobowe klienta, jego pracowników, kontrahentów lub innych osób.

2. Przed przekazaniem urządzenia klient powinien, jeżeli jest to technicznie możliwe:

   • wykonać kopię zapasową danych;

   • usunąć dane, które nie są potrzebne do wykonania usługi;

   • ograniczyć dostęp do informacji niezwiązanych z naprawą;

   • poinformować Administratora o szczególnych wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa danych.

3. Administrator uzyskuje dostęp do danych zapisanych w urządzeniu wyłącznie w zakresie niezbędnym do diagnostyki, konfiguracji, naprawy, odzyskania funkcjonalności lub wykonania innej zamówionej usługi.

4. Jeżeli Administrator przetwarza dane zapisane w urządzeniu na udokumentowane polecenie klienta będącego odrębnym administratorem, zasady takiego przetwarzania mogą zostać określone w umowie powierzenia danych.
    

5. Odbiorcy danych
 

Dane osobowe mogą być przekazywane:

1. dostawcy oprogramowania, hostingu i obsługi technicznej strony;

2. Webemo sp. z o.o. – jeżeli podmiot ten zapewnia obsługę techniczną lub oprogramowanie strony;

3. dostawcom poczty elektronicznej i systemów informatycznych;

4. operatorom płatności i bankom;

5. firmom kurierskim, pocztowym i operatorom punktów odbioru;

6. producentom, dystrybutorom, dostawcom oprogramowania oraz autoryzowanym serwisom – jeżeli jest to konieczne do realizacji zamówienia, gwarancji lub naprawy;

7. podmiotom udzielającym leasingu, kredytu, rat lub innego finansowania – jeżeli klient wybierze taką usługę;

8. dostawcom systemów księgowych i podmiotom zapewniającym obsługę księgową;

9. podmiotom świadczącym usługi informatyczne, prawne lub marketingowe;

10. dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych – jeżeli użytkownik udzielił wymaganej zgody;

11. operatorom serwisów społecznościowych – jeżeli użytkownik korzysta z funkcji związanych z tymi serwisami;

12. organom skarbowym i innym organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie prawa;

13. sądom i innym podmiotom, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie zgodnie z zawartymi umowami i poleceniami Administratora.
 

6. Okres przechowywania danych
 

Dane będą przechowywane:

1. dane dotyczące zamówień – przez czas wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;

2. dokumentacja podatkowa i księgowa – co do zasady przez pięć lat, liczonych zgodnie z właściwymi przepisami;

3. dane Konta – do czasu jego usunięcia, a następnie w zakresie niezbędnym do rozliczenia usług i ochrony przed roszczeniami;

4. dane dotyczące reklamacji, zwrotów i gwarancji – do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia;

5. dokumentacja urządzeń fiskalnych, fiskalizacji i przeglądów – przez okres wymagany właściwymi przepisami oraz okres niezbędny do wykazania prawidłowego wykonania usługi;

6. dokumentacja serwisowa i naprawcza – przez czas realizacji usługi, a następnie przez okres gwarancji, odpowiedzialności za usługę i przedawnienia roszczeń;

7. korespondencja i zapytania – przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony ochroną przed roszczeniami;

8. dane przekazane podmiotowi finansującemu – przez czas przygotowania i obsługi wniosku, a następnie zgodnie z obowiązkami prawnymi Administratora; podmiot finansujący ustala własny okres przechowywania jako odrębny administrator;

9. dane newslettera – do wycofania zgody albo zakończenia prowadzenia newslettera;

10. dane przetwarzane za pomocą opcjonalnych cookies – do wycofania zgody lub upływu okresu działania danego pliku;

11. logi techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, prawidłowego działania strony i wyjaśnienia incydentów;

12. dokumentacja zgód i sprzeciwów – przez okres potrzebny do wykazania zgodności działań Administratora z prawem.
     

7. Prawa osoby, której dane dotyczą
 

W zakresie wynikającym z RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

2. sprostowania lub uzupełnienia danych;

3. usunięcia danych;

4. ograniczenia przetwarzania;

5. przeniesienia danych;

6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

7. wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;

8. wycofania udzielonej zgody;

9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wnioski dotyczące realizacji praw można przesyłać:

• pocztą elektroniczną na adres ramitom.handlowy@gmail.com;

• pisemnie na adres: RAMITOM S.C. Michał Pękal, Tomasz Makowski, ul. Limanowskiego 40/1, 91-052 Łódź.

Przed realizacją wniosku Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
 

8. Dobrowolność podania danych
 

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane mogą być konieczne do:

   • udzielenia odpowiedzi na zapytanie;

   • przygotowania oferty lub wyceny;

   • utworzenia Konta;

   • przyjęcia i realizacji zamówienia;

   • dostarczenia produktu;

   • wykonania fiskalizacji, konfiguracji, instalacji, szkolenia lub serwisu;

   • wystawienia faktury;

   • obsługi płatności;

   • przygotowania wniosku o finansowanie;

   • dokonania zwrotu pieniędzy;

   • rozpatrzenia reklamacji lub zgłoszenia gwarancyjnego.

2. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację zamówienia albo odpowiedniej usługi.

3. Zapisanie się do newslettera oraz udzielenie zgód analitycznych lub marketingowych jest dobrowolne i nie stanowi warunku dokonania zakupu.
    

9. Dane pozyskane od firmy lub pracodawcy
 

1. Jeżeli dane osoby kontaktowej, pracownika albo przedstawiciela klienta zostały przekazane Administratorowi przez firmę lub pracodawcę tej osoby, Administrator może przetwarzać:

   • imię i nazwisko;

   • stanowisko lub funkcję;

   • służbowy adres e-mail;

   • służbowy numer telefonu;

   • informacje dotyczące reprezentowanego podmiotu i prowadzonej sprawy.

2. Dane są przetwarzane w celu kontaktu, zawarcia i wykonania umowy z reprezentowanym podmiotem oraz ochrony przed roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Źródłem danych jest klient, kontrahent, pracodawca albo podmiot reprezentowany przez daną osobę.
    

10. Przekazywanie danych poza EOG
 

1. Niektórzy dostawcy poczty elektronicznej, usług informatycznych, serwisów społecznościowych, narzędzi analitycznych lub reklamowych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

2. Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, Administrator zapewni zastosowanie mechanizmu przewidzianego w RODO, w szczególności:

   • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony;

   • standardowych klauzul umownych;

   • innego prawnie dopuszczalnego zabezpieczenia.

3. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
    

11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
 

1. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

2. Jeżeli użytkownik zaakceptuje marketingowe lub analityczne pliki cookies, informacje o jego aktywności mogą służyć do tworzenia ogólnych kategorii zainteresowań, prowadzenia statystyk, mierzenia skuteczności reklam i dopasowywania treści marketingowych.